Playbooks: toepassen in de praktijk
Playbook: laat de telefoon opnemen door AI
Voor bedrijven die veel gebeld worden en niet altijd kunnen opnemen. In vijf stappen van gemiste gesprekken naar een assistent die opneemt, afspraken zet en doorverbindt.
Herkenbaar
- De telefoon gaat terwijl u bij een klant bent.
- Na vijf uur gaat alles naar de voicemail, en wie een voicemail krijgt belt vaak iemand anders.
- Een collega beantwoordt elke dag dezelfde vragen over openingstijden, prijzen en levertijden.
- Terugbellen schiet erbij in als het druk is.
Stap 1. Tel een week wat er binnenkomt
Noteer per gesprek wat de beller wilde, of het direct is afgehandeld en hoe laat hij belde. Na een week is zichtbaar welke vragen steeds terugkomen en op welke uren niemand opneemt. Dat wordt de taak van de assistent. Wat maar één keer voorkomt, blijft bij een mens.
Stap 2. Schrijf de antwoorden op
Zet de tien vragen die het vaakst terugkomen op één pagina, met het antwoord zoals u het zou geven. Openingstijden, prijzen vanaf, levertijden, hoe een afspraak werkt. Hier put de assistent uit. Staat een antwoord er niet in, dan zegt hij dat hij het niet weet en verbindt hij door.
Stap 3. Bepaal wat hij mag doen
Begin met beantwoorden en voorstellen. Laat hem pas in de agenda schrijven na een paar weken meelezen.
- In welke agenda hij afspraken zet, en tussen welke tijden.
- Naar wie hij doorverbindt, en wat er gebeurt als die niet opneemt.
- Wat hij nooit toezegt: prijzen op maat, kortingen, levertijden die hij niet kan zien.
Stap 4. Zet een vangnet onder elke toezegging
Een assistent die zegt dat hij iets in de agenda zet, moet dat ook doen. Laat na elk gesprek een samenvatting mailen met wat er is afgesproken, en leg die de eerste weken naast de agenda. Wij vonden zo een gesprek waarin twee afspraken wel waren toegezegd maar niet vastgelegd. Sindsdien komt elke afspraak die ontbreekt vanzelf op de takenlijst.
Stap 5. Zeg dat het AI is en begin klein
Sinds 2 augustus 2026 moet een beller weten dat hij met AI praat. Laat de assistent zich daarom zo voorstellen. Zet hem eerst op één nummer of alleen buiten kantooruren, en breid uit als de samenvattingen kloppen.
Wat het kost
De kosten zitten in de gesprekken zelf, per minuut, en in het inrichten en bijhouden. Bij Seven kost een AI-medewerker voor de telefoon vanaf € 149 per maand, exclusief btw. Zet dat af tegen wat een gemist gesprek nu kost: in stap 1 is geteld hoeveel bellers niet gesproken zijn.
Veelgestelde vragen
Wat als de beller liever een mens spreekt?
Dan verbindt de assistent door of noteert hij een terugbelverzoek. Dat wordt vastgelegd in stap 3.
Hoe lang duurt het inrichten?
Het tellen in stap 1 kost een week. Hoe lang de rest duurt, hangt af van de agenda en de telefooncentrale. Dat is duidelijk na een intakegesprek van een half uur.
Mag ik de gesprekken opnemen?
Ja, als dat aan het begin van het gesprek gemeld wordt, en ook waarvoor. Een zin op de website is daarvoor niet genoeg.
Verder lezen
In deze reeks
Onze aanpak
Van advies tot beheer, bij één partner
Hetzelfde ritme voor elk project.
Advies
We beginnen met een gesprek, niet met code. Eerst helder wat u nodig heeft en wat niet.
Bouwen
We bouwen en integreren op maat, met techniek die bij u past. Uw data en code blijven uw eigendom.
Beheren
We blijven betrokken: monitoren, bijsturen en meegroeien met uw bedrijf.