Playbooks: zo pas je het toe
Playbook: laat je telefoon opnemen door AI
Voor bedrijven die veel gebeld worden en niet altijd kunnen opnemen. In vijf stappen van gemiste gesprekken naar een assistent die opneemt, afspraken zet en doorverbindt. Zo hebben we het bij Seven zelf ingericht.
Herken je dit
- De telefoon gaat terwijl je bij een klant bent.
- Na vijf uur gaat alles naar de voicemail, en wie een voicemail krijgt belt vaak iemand anders.
- Een collega beantwoordt elke dag dezelfde vragen over openingstijden, prijzen en levertijden.
- Terugbellen schiet erbij in als het druk is.
Stap 1. Tel een week wat er binnenkomt
Noteer per gesprek wat de beller wilde, of het direct is afgehandeld en hoe laat hij belde. Na een week zie je welke vragen steeds terugkomen en op welke uren niemand opneemt. Dat wordt de taak van de assistent. Wat maar één keer voorkomt, blijft bij een mens.
Stap 2. Schrijf de antwoorden op
Zet de tien vragen die het vaakst terugkomen op één pagina, met het antwoord zoals jij het zou geven. Openingstijden, prijzen vanaf, levertijden, hoe een afspraak werkt. Hier put de assistent uit. Staat een antwoord er niet in, dan zegt hij dat hij het niet weet en verbindt hij door.
Stap 3. Bepaal wat hij mag doen
Begin met beantwoorden en voorstellen. Laat hem pas in je agenda schrijven als je een paar weken hebt meegelezen.
- In welke agenda hij afspraken zet, en tussen welke tijden.
- Naar wie hij doorverbindt, en wat er gebeurt als die niet opneemt.
- Wat hij nooit toezegt: prijzen op maat, kortingen, levertijden die hij niet kan zien.
Stap 4. Zet een vangnet onder elke toezegging
Een assistent die zegt dat hij iets in de agenda zet, moet dat ook doen. Laat na elk gesprek een samenvatting mailen met wat er is afgesproken, en leg die de eerste weken naast je agenda. Wij vonden zo een gesprek waarin twee afspraken wel waren toegezegd maar niet vastgelegd. Sindsdien komt elke afspraak die ontbreekt vanzelf op de takenlijst.
Stap 5. Zeg dat het AI is en begin klein
Sinds 2 augustus 2026 moet een beller weten dat hij met AI praat. Laat de assistent zich daarom zo voorstellen. Zet hem eerst op één nummer of alleen buiten kantooruren, en breid uit als de samenvattingen kloppen.
Wat het kost
Je betaalt voor de gesprekken zelf, per minuut, en voor het inrichten en bijhouden. Bij Seven begint een AI-medewerker vanaf € 550 per maand. Zet dat af tegen wat een gemist gesprek je nu kost: in stap 1 heb je geteld hoeveel bellers je niet hebt gesproken.
Hoe wij het zelf doen
Ons eigen nummer wordt opgenomen door onze AI-medewerker. Ze stelt zich voor als AI, beantwoordt vragen, zet afspraken in de agenda en verbindt door naar een collega, die hoort waar het gesprek over ging. Na elk gesprek komt er een samenvatting in de mail. Alles draait op servers in de EU.
Veelgestelde vragen
Wat als de beller liever een mens spreekt?
Dan verbindt de assistent door of noteert hij een terugbelverzoek. Dat leg je vast in stap 3.
Hoe lang duurt het inrichten?
Het tellen in stap 1 kost een week. Hoe lang de rest duurt, hangt af van je agenda en je telefooncentrale. Dat zie je na een intakegesprek van een half uur.
Mag ik de gesprekken opnemen?
Ja, als je het aan het begin van het gesprek meldt en zegt waarvoor. Een zin op je website is daarvoor niet genoeg.
Verder lezen
In deze reeks
Onze aanpak
Van advies tot beheer, bij één partner
Hetzelfde ritme voor elk project.
Advies
We beginnen met een gesprek, niet met code. Eerst helder wat je nodig hebt en wat niet.
Bouwen
We bouwen en integreren op maat, met techniek die bij je past. Jij bent eigenaar van je data en je code.
Beheren
We blijven betrokken: monitoren, bijsturen en meegroeien met je bedrijf.
Hoor hoe het klinkt
Bel 085 083 5775. Onze AI-medewerker neemt op.
Bel 085 083 5775Intake van 30 minuten