Playbooks: zo pas je het toe
Playbook: stop met overtypen tussen je systemen
Voor bedrijven waar iemand gegevens van het ene systeem in het andere zet: orders in de boekhouding, paklijsten in het ERP, betalingen in de administratie. In vijf stappen naar een koppeling die je kunt vertrouwen.
Herken je dit
- Iemand typt elke dag orders, paklijsten of facturen over.
- Aan het eind van de maand sluit de boekhouding niet aan op de bank.
- Een tikfout komt pas weken later boven, bij een klant.
Stap 1. Volg één document door je bedrijf
Pak een order of een paklijst en loop na waar hij overal wordt ingevoerd. Noteer per stap wie het doet, hoe lang het duurt en wat er mis kan gaan. Het overtypen dat het vaakst gebeurt en het vaakst misgaat, pak je als eerste aan.
Stap 2. Kijk wat je pakket zelf kan
Exact Online, Business Central en de meeste webshops hebben een API: een vaste ingang waar een ander systeem gegevens kan ophalen en neerzetten. Kijk eerst of er in de appstore van je pakket al een kant-en-klare koppeling staat. Die is vaak goedkoper dan maatwerk.
Stap 3. Leg de regels vast voordat er iets gebouwd wordt
Zonder deze afspraken komen dezelfde fouten terug, op een andere plek.
- Welk systeem de baas is over welk gegeven.
- Wat er gebeurt als een artikelcode of klant niet bestaat.
- Wie een melding krijgt als iets niet overkomt.
Stap 4. Test met echte documenten uit het verleden
Laat de koppeling eerst een paar honderd oude documenten verwerken en vergelijk de uitkomst met wat er toen met de hand is ingevoerd. Bij een proef met paklijsten naar Business Central vonden we zo dat de twee kanten getallen boven de duizend verschillend schreven. Die fout was in een demo met drie regels nooit opgevallen.
Stap 5. Laat elke fout zichtbaar worden
Als een koppeling stil faalt, merk je het pas als een klant belt. Laat hem bij elke fout een melding sturen, en tel elke week hoeveel documenten vanzelf doorkwamen en hoeveel niet. Wij merkten zelf pas na een maand dat onze telefoongesprekken niet meer in ons CRM aankwamen. Sindsdien meldt elke koppeling het als hij stilvalt.
Wat het kost
Een kant-en-klare koppeling uit een appstore kost een vast bedrag per maand. Maatwerk kost eenmalig bouwen plus onderhoud. Zet het af tegen de uren overtypen die je in stap 1 hebt geteld.
Hoe wij het zelf doen
Onze AI-medewerker aan de telefoon maakt na een gesprek zelf een conceptfactuur in onze boekhouding. Hij verstuurt niets. De factuur staat klaar tot iemand hem nakijkt.
Veelgestelde vragen
Wat als mijn pakket geen API heeft?
Dan kan het vaak via een export, een vaste map of de mail. Dat vraagt meer controle, maar het werkt. Soms is het een reden om van pakket te wisselen.
Van wie is de koppeling?
Van jou. De code en de sleutels horen bij je eigen bedrijf, zodat een andere partij ermee verder kan.
Verder lezen
In deze reeks
Onze aanpak
Van advies tot beheer, bij één partner
Hetzelfde ritme voor elk project.
Advies
We beginnen met een gesprek, niet met code. Eerst helder wat je nodig hebt en wat niet.
Bouwen
We bouwen en integreren op maat, met techniek die bij je past. Jij bent eigenaar van je data en je code.
Beheren
We blijven betrokken: monitoren, bijsturen en meegroeien met je bedrijf.
Welk overtypen kost jou het meest?
Bel ons, dan lopen we stap 1 samen door.
Bel 085 083 5775Intake van 30 minuten