Procesautomatisering

Wat is RPA

RPA staat voor robotic process automation: software die op een scherm doet wat een medewerker doet. Inloggen, kopiëren, plakken, invoeren, volgende. Geen robot van metaal, maar een programma dat het werk tussen systemen overneemt. Dit is wat het is, waar het past en waar het stopt.

Wat een software robot doet

Een RPA-robot bedient toepassingen via het scherm, zoals een mens. Microsoft omschrijft het als het automatiseren van terugkerende taken op de werkplek, ook in oude toepassingen zonder koppeling, door met schermelementen te werken. Daar zit het verschil met een API-koppeling: die praat met het systeem aan de achterkant. RPA praat met de voorkant, en werkt dus ook waar geen deur is.

Waar RPA past

Lacity en Willcocks, die de eerste grote invoering van RPA bij Telefónica O2 onderzochten, noemen het werk van de draaistoel: iemand die invoer uit verschillende systemen bij elkaar brengt en overtypt. RPA past bij processen met veel volume, veel standaardisatie, duidelijke regels en een stabiele werkwijze.

Gegevens van een order overnemen in het ERP.
Facturen matchen met inkooporders.
Een klant aanmaken in vier systemen tegelijk.
Rapporten samenstellen uit vaste exports.

Wat het opleverde bij Telefónica O2

In 2015 draaiden bij O2 meer dan 160 robots op 15 kernprocessen, goed voor 400.000 tot 500.000 transacties per maand. De terugverdientijd was twaalf maanden en het rendement over drie jaar lag tussen 650 en 800 procent. Processen die dagen duurden, zoals een sim-wissel, werden minuten. Het is één bedrijf en één studie, maar wel een zorgvuldig gedocumenteerde.

Hoe vaak het in Nederland wordt gebruikt

Het CBS telt robotondersteunde procesautomatisering mee als AI-technologie. In 2025 gebruikte 8 procent van de bedrijven met tien of meer werkzame personen het. Bij bedrijven met 10 tot 20 mensen is dat 5 procent, bij 100 tot 250 mensen 16 procent.

Waar RPA stopt

Een robot die het scherm bedient, breekt als het scherm verandert. Een nieuwe versie van het pakket, een knop die verschuift, een pop-up die er ineens is. Daarom is RPA een oplossing voor werk waar geen API voor is, niet een vervanging van een koppeling waar die wel kan. En een robot beslist niet. Bij een uitzondering stopt hij en legt hij het werk terug bij een mens.

Veelgestelde vragen

Is RPA hetzelfde als AI?

Nee. RPA volgt vaste regels. Er komt AI bij als de robot iets moet lezen of beoordelen wat niet vaststaat, zoals een factuur in een vrij formaat. Dat heet dan intelligente procesautomatisering.

Wanneer kies ik een koppeling in plaats van RPA?

Als het systeem een API heeft. Een koppeling is robuuster, want hij breekt niet bij een nieuwe schermindeling. RPA kies je voor toepassingen zonder API, of als tijdelijke brug.

Wat kost een RPA-robot?

Dat hangt af van het aantal processen en van hoe stabiel de schermen zijn. Het meeste werk zit in het beschrijven van de uitzonderingen, niet in het opnemen van de klikken.

Verder lezen

RPA of AI-agent Wat is een API-koppeling AI en Automatisering

In deze reeks

RPA of AI-agent RPA in het mkb Alle kennis

Bronnen

Waar elk cijfer op deze pagina vandaan komt.

Onze aanpak

Van advies tot beheer, bij één partner

Hetzelfde ritme voor elk project.

Advies

We beginnen met een gesprek, niet met code. Eerst helder wat je nodig hebt en wat niet.

Bouwen

We bouwen en integreren op maat, met techniek die bij je past. Jij bent eigenaar van je data en je code.

Beheren

We blijven betrokken: monitoren, bijsturen en meegroeien met je bedrijf.

Welk overtypwerk kost je team de meeste uren?

Noem het proces, dan zeggen we in een gesprek of een robot, een koppeling of een AI-medewerker past.

Bel 085 083 5775

Intake van 30 minuten