Procesautomatisering

RPA in het mkb

Grote bedrijven automatiseren processen al jaren met robots. In het mkb gebeurt het minder, terwijl juist daar één persoon vaak het werk van vier systemen aan elkaar knoopt. Dit is welk werk zich leent, hoe je klein begint, wat het kost en hoe je meet of het iets oplevert.

Waar het mkb staat

Volgens het CBS gebruikte in 2025 5 procent van de bedrijven met 10 tot 20 werkzame personen robotondersteunde procesautomatisering, tegen 16 procent bij bedrijven met 100 tot 250 mensen. Het verschil zit niet in het werk. Overtypen gebeurt in een klein bedrijf net zo goed. Het verschil zit in wie er tijd heeft om het uit te zoeken.

Welk werk zich leent

Het beste kandidaatwerk herken je aan drie dingen: het komt vaak terug, het volgt regels die je kunt opschrijven, en het gaat van het ene systeem naar het andere.

  • Bestellingen uit de mail of de webshop overnemen in de administratie.
  • Inkoopfacturen controleren tegen wat er is besteld.
  • Elke maand dezelfde rapportage samenstellen uit exports.
  • Nieuwe klanten aanmaken in boekhouding, CRM en planning.

Hoe je klein begint

  • Kies één proces en meet een week lang hoeveel tijd het kost.
  • Beschrijf de stappen en, belangrijker, de uitzonderingen.
  • Kijk eerst of het systeem een API heeft. Dan is een koppeling beter dan een robot.
  • Laat de automatisering een maand naast het handwerk draaien en vergelijk de uitkomst.
  • Pas dan het handwerk loslaten, en de volgende taak kiezen.

Wat het kost

Bedragen zonder context zetten we niet neer. Wat de prijs bepaalt: het aantal uitzonderingen, of er een API is of alleen een scherm, en hoe stabiel de toepassingen zijn. Microsoft levert RPA voor de werkplek als onderdeel van zijn platform, wat de instap laag maakt. Het werk zit in het beschrijven van wat er moet gebeuren als iets afwijkt.

Wat je meet

Bij Telefónica O2 was de terugverdientijd twaalf maanden op processen met honderdduizenden transacties. In een klein bedrijf zijn de aantallen kleiner en de uren van één persoon groter. Meet daarom uren, niet transacties: hoeveel tijd kostte het voor, hoeveel na, en wat doet die persoon nu met de uren die vrijkwamen.

Veelgestelde vragen

Is mijn bedrijf niet te klein voor automatisering?

Nee. De vraag is niet hoe groot je bedrijf is, maar hoeveel uur per week er wordt overgetypt. Eén proces dat vier uur per week kost, is genoeg om te beginnen.

Moet ik nieuwe software kopen?

Meestal niet. Een koppeling of een robot werkt met de pakketten die je hebt. Vervangen is pas aan de orde als een pakket geen enkele deur heeft.

Wat als de automatisering een fout maakt?

Daarom laat je hem eerst een maand naast het handwerk draaien, en laat je hem bij een uitzondering stoppen en melden. Een automatisering die stil doorgaat bij een fout, is de duurste variant.

Verder lezen

AI in het mkb: waar begin jeProductiviteit verhogen met AIAI en Automatisering

In deze reeks

Wat is RPARPA of AI-agentAlle kennis

Bronnen

Waar elk cijfer op deze pagina vandaan komt.

Onze aanpak

Van advies tot beheer, bij één partner

Hetzelfde ritme voor elk project.

1

Advies

We beginnen met een gesprek, niet met code. Eerst helder wat je nodig hebt en wat niet.

2

Bouwen

We bouwen en integreren op maat, met techniek die bij je past. Jij bent eigenaar van je data en je code.

3

Beheren

We blijven betrokken: monitoren, bijsturen en meegroeien met je bedrijf.

Welke taak komt bij jou elke week terug?

Vertel het in een gesprek, dan kijken we of hij zich leent en hoe je hem meet.

Bel 085 083 5775

Intake van 30 minuten