Procesautomatisering

RPA of AI-agent

Twee woorden die vaak door elkaar lopen. RPA is een robot die vaste stappen uitvoert. Een AI-agent is een model dat zelf bepaalt welke stappen nodig zijn. Het verschil bepaalt wat het kost, wat er mis kan gaan en wie er verantwoordelijk is. Dit zijn de punten voor de keuze.

Vaste stappen of eigen keuze

Anthropic, een van de makers van grote taalmodellen, maakt het onderscheid scherp. Een workflow is een systeem waarin een model en hulpmiddelen langs vooraf vastgelegde paden lopen. Een agent is een systeem waarin het model zelf zijn proces en zijn hulpmiddelen stuurt. RPA hoort bij de eerste groep, zonder model: alle stappen staan vast.

Wanneer RPA genoeg is

Als het werk elke keer hetzelfde is en de regels op papier passen, is een robot het goedkoopst en het betrouwbaarst. Lacity en Willcocks lieten bij Telefónica O2 zien dat dit soort processen met hoge volumes en vaste regels de meeste winst geven. Een robot doet wat hem gezegd wordt, en niets anders. Dat is bij administratie een voordeel.

Wanneer een agent nodig is

Als vooraf niet vaststaat hoeveel stappen nodig zijn, of als elke zaak anders is. Een mail met een vraag die eerst begrepen moet worden. Een dossier waarin drie bronnen tegen elkaar afgewogen worden. Anthropic adviseert agents alleen voor open problemen waar de stappen niet te voorspellen zijn, en daarbuiten het eenvoudigste systeem te kiezen dat werkt.

Wat het verschil kost

Een robot is voorspelbaar en goedkoop per transactie, maar breekt bij een schermwijziging.
Een agent kan met uitzonderingen om, maar kost per zaak meer en kan een fout maken die overtuigend klinkt.
Daarom hoort bij een agent altijd iemand die nakijkt, zeker in het begin. Bij een robot hoort iemand die de uitzonderingen afhandelt.

Vaak allebei

In de praktijk zit het werk ertussen. Een agent leest de mail en bepaalt wat het is, een vaste stroom verwerkt het daarna. Zo komt het begrip van het model waar dat nodig is, en de voorspelbaarheid van vaste regels waar dat kan.

Veelgestelde vragen

Is een AI-agent niet gewoon beter?

Niet voor werk dat vaststaat. Een agent maakt keuzes, en elke keuze is een kans op een fout. Voor vaste regels is een systeem dat geen keuzes maakt beter.

Kan een agent mijn systemen bedienen?

Ja, via koppelingen of via het scherm. Maar geef hem alleen de rechten die de taak nodig heeft, en laat hem niets versturen of boeken zonder dat een mens het heeft gezien, zeker in het begin.

Wat is intelligente procesautomatisering?

De combinatie: vaste regels met een model erbij voor de stappen waar een oordeel nodig is, zoals het lezen van een document. IEEE legde de begrippen in 2017 vast in een norm, omdat leveranciers alles RPA noemden.